Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Ενημέρωση για την προστασία των παιδιών και των γονέων/κηδεμόνων τους ενόψει της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
Παρακαλούμε να διαβάσετε προσεκτικά την ακόλουθη ενημέρωση, για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο της συμμετοχής του παιδιού σας σε ημερήσια αθλητική δραστηριότητα της ΤΡΙΑΘΛΗΤΙΚΗΣ ΟΜΟΣΠΟΝΔΙΑΣ ΕΛΛΑΔΑΣ (ΤΟΕ), κατ’ εφαρμογή των διατάξεων του Γενικού Κανονισμού Προσωπικών Δεδομένων 2016/679 της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της ελληνικής νομοθεσίας.

Κατηγορίες Προσωπικών Δεδομένων που υπόκεινται σε επεξεργασία
Η ΤΟΕ ως Υπεύθυνη επεξεργασίας επεξεργάζεται (λαμβάνει, διατηρεί και χρησιμοποιεί) τις εξής κατηγορίες προσωπικών δεδομένων:

1. Στοιχεία του παιδιού σας που συμπληρώνετε στην αίτηση-δήλωση συμμετοχής (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, μητρώνυμο, σχολείο και ηλικία/τάξη φοίτησης, κλπ.), καθώς και λοιπά προσωπικά στοιχεία που προβλέπονται από την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία
2. Δικά σας (ως γονέων-κηδεμόνων) στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας (ονοματεπώνυμο, τηλέφωνα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διεύθυνση κατοικίας/αλληλογραφίας) και τυχόν αλληλογραφία μας (έντυπη-ηλεκτρονική) με εσάς.
3. Ιατρικά δεδομένα/βεβαιώσεις (π.χ. πιστοποιητικό υγείας) τυχόν απαιτούνται από τη νομοθεσία ή/και τον Κανονισμό μας για τη συμμετοχή του παιδιού σας στην αθλητική δραστηριότητα ή/και οποιοδήποτε άλλο ιατρικό του δεδομένο τυχόν μας γνωστοποιείτε.
4. Φωτογραφίες και/ή βίντεο του παιδιού σας κατά την παρουσία του στην ΤΟΕ καθώς και από εκπαιδευτικές, αθλητικές, πολιτιστικές και άλλες δραστηριότητες του, υπό την προϋπόθεση ότι θα παράσχετε τη συγκατάθεσή σας σε επόμενο ξεχωριστό πεδίο.

Σκοποί και νομική βάση επεξεργασίας

1. Η συμμετοχή του παιδιού σας στην ημερήσια αθλητική δραστηριότητα της ΤΟΕ. Νομική βάση επεξεργασίας είναι στην περίπτωση αυτή η σύναψη και η εκτέλεση της μεταξύ μας σύμβασης, δυνάμει της οποίας συμμετέχει το παιδί σας στην αθλητική δραστηριότητα του Συλλόγου μας, σε συνδυασμό και με την κείμενη νομοθεσία.
2. Η οργάνωση και ο συντονισμός των δραστηριοτήτων μας και η διαχείριση της επικοινωνίας μας για ζητήματα που σχετίζονται με τις δραστηριότητες που παρέχουμε σε εσάς και το παιδί σας. Νομική βάση στην περίπτωση αυτή είναι η εκπλήρωση των συμβατικών μας υποχρεώσεων προς εσάς και το έννομο συμφέρον του Συλλόγου μας να ανταποκρίνεται σε τυχόν προτάσεις και ειδικά αιτήματά σας με σκοπό την ικανοποίησή σας από τις δραστηριότητές μας και τη βελτίωση αυτών.
3. Η φύλαξη, η διασφάλιση της ζωής, ασφάλειας, υγείας, περιουσίας και των προσωπικών δεδομένων του παιδιού σας, των υπολοίπων παιδιών συμμετεχόντων, εργαζομένων, τρίτων προσώπων και του Συλλόγου μας. Νομική βάση επεξεργασίας είναι στην περίπτωση αυτή η συμμόρφωσή μας στις έννομες υποχρεώσεις μας προς εσάς και τους τρίτους και η διαφύλαξη των ζωτικών εννόμων συμφερόντων του Συλλόγου μας να διασφαλίσει την προστασία των προαναφερθέντων αγαθών (δικών του και τρίτων) και να διαφυλάξει τη φήμη της ως ασφαλούς τόπου παροχής αθλητικών δραστηριοτήτων.
4. Η επικοινωνία και η ενημέρωσή σας (και/ή η ενημέρωση τρίτων) για τις δράσεις της ΤΟΕ με ενημερωτικά δελτία (newsletters) που σας αποστέλλονται μέσω απλού ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή υπηρεσίας σύντομου μηνύματος κινητού τηλεφώνου (sms) και κοινωνικών δικτύων. Νομική βάση εν προκειμένω είναι το έννομο συμφέρον της ΤΟΕ αφενός να σας ενημερώνει για δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα εντός της κοινότητας και, αφετέρου, να ανταποκρίνεται στην υποχρέωση μέριμνας για το παιδί σας.
5. Η ασφαλιστική κάλυψη υγείας του παιδιού σας για το χρόνο που βρίσκεται στην ΤΟΕ. Σε αυτή την περίπτωση τα δεδομένα των παιδιών σας ή/και των δικών σας ως γονείς/κηδεμόνες διαβιβάζονται στη συνεργαζόμενη ασφαλιστική εταιρία μόνον στην περίπτωση που επέλθει ο ασφαλιστικός κίνδυνος. Σημειωτέον ότι η ΤΟΕ καταρτίζει ασφάλιση υγείας υπέρ τρίτου (δηλαδή των παιδιών σας) για την περίπτωση που συμβεί κάποιο ατύχημα ή ανακύψει άλλο πρόβλημα υγείας στο παιδί σας κατά τη διάρκεια που βρίσκεται υπό την επιμέλειά μας. Προς το σκοπό κατάρτισης της ασφαλιστικής σύμβασης υποχρεούμεθα με βάση τους όρους της ασφαλιστικής εταιρείας να διαβιβάσουμε τα ονοματεπώνυμα των ασφαλιζομένων συμμετεχόντων. Για την επεξεργασία των δεδομένων από την ασφαλιστική εταιρεία μπορείτε να απευθύνεστε στην ίδια για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, όπως λ.χ. το δικαίωμα πρόσβασης κλπ., καθώς και τυχόν παράπονα. Σε περίπτωση που ασκήσετε το δικαίωμα εναντίωσης για τη διαβίβαση των δεδομένων σας από την ΤΟΕ στις εταιρείες αυτές, και εφόσον αυτό γίνει δεκτό, θα ενημερώσουμε εμείς την ασφαλιστική εταιρεία.
6. Η χρήση από το παιδί σας και εσάς –αλλά και την ΤΟΕ – ως αναμνηστικού και η προώθηση των δράσεων που οργανώνει και υλοποιεί η ΤΟΕ φωτογραφιών/βίντεο του παιδιού σας, μόνον με την προηγούμενη δική σας ρητή συγκατάθεση, που αποτελεί και τη νομική βάση της εν λόγω επεξεργασίας.

Αποδέκτες των προσωπικών δεδομένων:
Η επεξεργασία περιορίζεται εντός της ΤΟΕ και τα προσωπικά δεδομένα θα είναι διαθέσιμα αποκλειστικά στο διδακτικό και διοικητικό προσωπικό μας, που δεσμεύεται με υποχρέωση τήρησης εμπιστευτικότητας. Η ΤΟΕ δεν διαβιβάζει τα δεδομένα σας σε χώρες εκτός του ΕΟΧ.
Αποδέκτες των δεδομένων είναι:

1. δημόσιες αρχές (Η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων, τα ΚΕΔΔΥ ή αντίστοιχοι δημόσιοι φορείς),
2. δικαστικές και εισαγγελικές αρχές σε περίπτωση έγερσης αξιώσεων ή αξιόποινων πράξεων,
3. φορείς με τους οποίους συνεργάζεται κατά περίπτωση η ΤΟΕ στο πλαίσιο εκπαιδευτικών, αθλητικών, πολιτιστικών και άλλων δραστηριοτήτων.
4. εξωτερικοί συνεργάτες της ΤΟΕ, όπως πάροχοι υπηρεσιών φωτογράφησης ή/και βιντεοσκόπησης (σε περίπτωση απευθείας σύμβασής σας με οποιοδήποτε από τα πρόσωπα αυτά, παρακαλούμε να απευθύνεστε σε εκείνα για να ενημερωθείτε για τους όρους επεξεργασίας των δεδομένων σας και την άσκηση των δικαιωμάτων σας), τυπογράφοι και επιμελητές έκδοσης αναμνηστικών εντύπων της ΤΟΕ, νοσηλευτικό προσωπικό, νομικοί κλπ., που δεσμεύονται με υποχρέωση τήρησης εμπιστευτικότητας, και μόνο κατά το μέτρο που απαιτείται για την εκτέλεση των συγκεκριμένων καθηκόντων/εντολών που έχει ο καθένας στο πλαίσιο των προαναφερόμενων σκοπών επεξεργασίας.
5. η ασφαλιστική εταιρεία

Χρόνος τήρησης των προσωπικών δεδομένων:
Τα ανωτέρω προσωπικά δεδομένα θα διατηρηθούν κατά το χρόνο που ορίζεται για κάθε ένα από αυτά στην εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία και, σε περίπτωση έγερσης αξιώσεων, επί όσο χρόνο απαιτείται για την αμετάκλητη επίλυσή τους.
Μετά την ολοκλήρωση της αθλητικής δραστηριότητας του παιδιού σας η ΤΟΕ θα διατηρήσει τα στοιχεία επικοινωνίας σας με σκοπό την ενημέρωση και επικοινωνία μαζί σας για τις δράσεις του, εκτός εάν ασκηθεί το δικαίωμα εναντίωσης, που αναφέρεται κατωτέρω στο αμέσως επόμενο πεδίο.
Οπτικοακουστικό υλικό (φωτογραφίες/βίντεο) του παιδιού σας θα διατηρηθεί για πέντε (5) χρόνια από τη λήψη του, εκτός αν ανακαλέσετε νωρίτερα τη συγκατάθεσή σας, που παρέχεται σε ξεχωριστό πεδίο κατωτέρω, οπότε θα διαγραφούν άμεσα.
Φωτογραφίες/βίντεο στην Ιστοσελίδα και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης της ΤΟΕ μπορούν να παραμείνουν ανηρτημένα για χρονικό διάστημα που δεν θα υπερβαίνει τα πέντε χρόνια.

Δικαιώματα των γονέων/κηδεμόνων:
Μπορείτε ανά πάσα στιγμή με έγγραφο αίτημά σας στην ΤΟΕ να ασκήσετε τα εξής δικαιώματα:

1. Δικαίωμα πρόσβασης, δηλαδή να πληροφορηθείτε κατά πόσο υφίστανται επεξεργασία τα προσωπικά δεδομένα που αφορούν εσάς και το παιδί σας, να λάβετε αντίγραφα αυτών των δεδομένων καθώς και κάθε άλλη πληροφορία σχετικά με την πραγματοποιούμενη επεξεργασία,
2. Δικαίωμα διόρθωσης και συμπλήρωσης ανακριβών και ελλιπών δεδομένων,
3.  Δικαίωμα φορητότητας για όσα δεδομένα επεξεργαζόμαστε με νομική βάση τη σύμβαση, το νόμο και τη συγκατάθεση (βλ. ανωτέρω Ενότητα 2).
4.  Δικαίωμα να ζητήσετε τη διαγραφή δεδομένων και/ή περιορισμό της επεξεργασίας τους,
5. Δικαίωμα εναντίωσης:

1. Στην αποστολή ενημερώσεων μέσω απλού ταχυδρομείου, e-mail ή sms, αποστέλλοντάς μας σχετικό αίτημα στο e-mail info@hellastriathlon.org. Στην περίπτωση αυτή θα διακόψουμε την αποστολή ενημερώσεων.
2. Στη διαβίβαση δεδομένων στις συνεργαζόμενες ασφαλιστικές εταιρείες που μας παρέχουν ασφάλιση αστικής ευθύνης και υγείας. Στην περίπτωση αυτή, εφόσον ασκήσετε το δικαίωμα εναντίωσης, αποστέλλοντάς μας σχετικό αίτημα στο e-mail info@hellastriathlon.org, θα σταθμίσουμε αν οι λόγοι που επικαλείσθε και οι οποίοι πρέπει να αφορούν στη δική σας, ιδιαίτερη, κατάσταση υπερτερεί των συμφερόντων της ΤΟΕ για τη διαβίβαση, που κυρίως βασίζονται στην υποχρέωσή μας να ανταποκριθούμε στο καθήκον επιμέλειας που υπέχουμε για τη διάρκεια που τα παιδιά σας βρίσκονται στην ΤΟΕ, καθώς και αν υφίστανται εναλλακτικές για την καλύτερη προστασία των δεδομένων που αφορούν εσάς και τα παιδιά σας.
3. Στη διαβίβαση δεδομένων σε τρίτους για δικαστική χρήση, πάντοτε φυσικά υπό την προϋπόθεση ότι η ΤΟΕ κρίνει, κατόπιν στάθμισης, ότι η χορήγησή τους είναι αναγκαία και πρόσφορη για την υποστήριξη των δικαιωμάτων του (τρίτου) ενώπιον δικαστικών αρχών.
4.  Συναφώς σας ενημερώνουμε ότι για την περίπτωση που η διαβίβαση των δεδομένων είναι απαραίτητη για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων δικαστικώς ή εξωδικαστικώς το έννομο συμφέρον της ΤΟΕ υπερτερεί και δεν είναι δυνατή η ικανοποίηση του δικαιώματος εναντίωσης που τυχόν ασκήσετε.

στ. Δικαίωμα ανάκλησης, ανά πάσα στιγμή, της συγκατάθεσης που έχετε χορηγήσει για την επεξεργασία φωτογραφίας/βίντεο του παιδιού σας.
Επίσης, σε περίπτωση που θεωρήσετε ότι θίγονται καθ’ οιοδήποτε τρόπο τα προσωπικά δεδομένα, τα δικά σας και του παιδιού σας, μπορείτε να υποβάλετε ανά πάσα στιγμή καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr). Θα χαρούμε ωστόσο να μας δώσετε την ευκαιρία να επιλύσουμε οποιοδήποτε ζήτημα σας απασχολεί προτού προσφύγετε στην Αρχή.

Στοιχεία Υπεύθυνου επεξεργασίας και επικοινωνίας:
Για την άσκηση των ανωτέρω δικαιωμάτων σας καθώς και για οποιαδήποτε επικοινωνία σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα, παρακαλούμε να επικοινωνείτε μαζί μας (την «ΤΡΙΑΘΛΗΤΙΚΗ ΟΜΟΣΠΟΝΔΙΑ ΕΛΛΑΔΑΣ», με έδρα την Παλλήνη Αττικής, ΤΚ 15351) στο email : info@hellastriathlon.org ή στο τηλέφωνο 210 6030411.

 

Ενημέρωση και συγκατάθεση ως προς τη συλλογή και επεξεργασία εικόνας (σε φωτογραφίες και βίντεο) του παιδιού μου

Ενημέρωση πριν τη συγκατάθεση:

1. H TOE προτίθεται να λαμβάνει και να διατηρεί αναμνηστικές φωτογραφίες και βίντεο του παιδιού σας από τη φοίτηση και τη συμμετοχή του σε εκπαιδευτικές, αθλητικές, πολιτιστικές και άλλες δραστηριότητες της ΤΟΕ. Οι φωτογραφίες και τα βίντεο αποστέλλονται σε εσάς και είναι δυνατό να δημοσιευθούν στα έντυπα της ΤΟΕ και/ή να αναρτηθούν στην ιστοσελίδα της ΤΟΕ (π.χ. φωτογραφίες αθλητικών ομάδων κλπ) ή σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Επίσης, οι φωτογραφίες εκτυπώνονται σε αναμνηστικά λευκώματα/έντυπα που η ΤΟΕ εκδίδει και διανέμει σε όλους τους συμμετέχοντες και στους γονείς τους.
2. Μπορείτε να ανακαλέσετε ελεύθερα όλες ή οποιαδήποτε από τις παρακάτω συγκαταθέσεις ανά πάσα στιγμή, οπότε οι αντίστοιχες φωτογραφίες και βίντεο του παιδιού σας θα διαγράφονται. Η εν λόγω υποχρέωση προφανώς δεν υφίσταται για φωτογραφίες που έχουν συμπεριληφθεί σε αναμνηστικά λευκώματα/έντυπα της ΤΟΕ. Επίσης, σε περίπτωση φωτογραφιών/βίντεο, όπου απεικονίζονται περισσότερα παιδιά, ενδεχόμενη άρνησή σας να συγκατατεθείτε στην εμφάνιση του παιδιού σας ή η εκ των υστέρων ανάκληση της συγκατάθεσής σας, δεν συνεπάγεται τη μη λήψη -ή αντίστοιχα την καταστροφή- των φωτογραφιών/βίντεο, αλλά τη θόλωση μόνο της εικόνας (πρόσωπο και σώμα) του δικού σας παιδιού ώστε να μην είναι αναγνωρίσιμο.
3. Η ανάκληση της συγκατάθεσης δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που έχει ήδη πραγματοποιηθεί (δημοσίευση σε λεύκωμα, ανάρτηση στην ιστοσελίδα κλπ.).
4. Σε περίπτωση ανάρτησης φωτογραφιών/βίντεο του παιδιού σας στην ιστοσελίδα της ΤΟΕ, i) θα είναι χωρίς το όνομα και το επίθετο του συμμετέχοντα , προκειμένου να μην είναι δυνατή η συσχέτιση της φωτογραφίας/βίντεο με προσωπικά στοιχεία εν γένει του συμμετέχοντα και ii) θα καταβληθεί κάθε δυνατή προσπάθεια για να μην είναι δυνατός ο ευρετηριασμός των ιστοσελίδων μας, που περιέχουν τις φωτογραφίες/βίντεο τους σε από μηχανές αναζήτησης. Επίσης, σε περίπτωση ανάκλησης της συγκατάθεσης θα λάβουμε τα εύλογα μέτρα για την ενημέρωση των τρίτων υπευθύνων επεξεργασίας που έχουν επεξεργασθεί τα δεδομένα.